五通醫(yī)藥管理系統(tǒng)——千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)的配送流程如下:
1、門店找總部下計劃要貨,填寫要貨計劃單。
操作人員:連鎖門店采購人員
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 - 門店配送管理 - 門店要貨計劃。
說明:各門店也可以不做這一步,直接電話或其它方式通知總部,讓總部直接給門店下配送單,這樣的話,各門店就只需要做第5步即可!
錄入您需要訂貨的商品的數(shù)量、如果有特殊需求,可在備注中說明。
該單據(jù)的錄制重點是在根據(jù)實際情況選擇了所需藥品以后,錄入要貨數(shù)量,零售價不能自行修改。單據(jù)保存以后,進行數(shù)據(jù)上傳,進入配送的下一步驟,既是等待配送中心審核該要貨計劃。
門店要貨計劃中的配送中心庫存和周銷量,能夠幫助我們判斷我們是否需要向配送中心要貨,要多少貨,配送中心是否有貨,以提升我們要貨的質量。
2、當門店將要貨數(shù)據(jù)傳到配送中心后,配送中心需要對門店的要貨計劃進行審核。
操作人員:配送中心操作員
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 - 門店要貨計劃審核。
3、配送中心審核了門店的要貨計劃以后,需要填寫“配送出庫單”。
操作人員:配送中心操作員
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 - 配送出庫單;
該單據(jù)的錄制可以手工錄入,也可以通過調單的方式,這里我們調用上一流程通過審核的要貨計劃(注意被調用過的計劃不能再次被調用),具體操作如下:
點擊界面右上方的的調單按鈕,選擇需要調用單據(jù)的門店,點擊“執(zhí)行查詢”后,如上圖所示選擇了西門店,則該界面顯示的是西門店中通過審核的要貨計劃,在列表中,在需要配送的藥品前的“選擇”欄中打勾(進入該列表,系統(tǒng)對所有的藥品都是打勾的。),表示選中該藥品,當然同時也可以使用界面下方的“全選擇”選擇所有的配送計劃,同樣可以使用“全不選”取消所選中的藥品。選中需要配送的藥品以后,點擊“確定”按鈕,返回到“配送單”錄制界面。
返回到該界面以后,用戶可以表頭信息為空,需要根據(jù)實際情況進行填寫,選中配送的藥品信息自動進入到單據(jù)表格中,用戶可以進行刪除,修改,增加,此時需要選擇藥品配送的批次 。
4、配送出庫復核記錄
操作人員:配送中心操作員
在GSP嚴格流程控制下的配送流程中,“配送出庫單”完成以后,需要填寫“配送出庫復核記錄”。
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 -配送出庫復核記錄;
配送出庫復核記錄不能直接錄入藥品,只能使用調單按鈕調用已審核的配送單,選擇后指定查詢時間后,列出已審核的配送單列表,選擇單據(jù),將商品調入復核記錄進行審核。
在配送記錄中不能刪除已添加的藥品,只能且必須選擇“業(yè)務員”字段,也可選擇功能批量簽字。完成后選擇[退出]/[審核單據(jù)]完成配送記錄的錄入。
至此,配送中心的配送流程就完成了,出庫復核記錄保存以后,生成“藥品配送記錄”的草稿,進入到[GSP管理]/[配送與驗收]/[配送出庫記錄],調用由出庫復核記錄生成的草稿,生成配送記錄。
此時,若選擇使用的是遠程門店,應將數(shù)據(jù)進行下傳至門店;若選擇使用的是本地門店,可直接進入門店版中,由門店填寫“門店收貨入庫單”。
5、門店收貨入庫單
操作人員:連鎖門店操作員
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 - 門店配送管理 - 門店收貨入庫單。
此界面就可以看到總部配貨的還沒有入庫的單據(jù)。如果界面上的表格是空的沒有記錄,表示總部還未給該門店進行配貨!
有記錄時,可雙擊打開可以看明細。打開后,仔細核對品名、批次、數(shù)量、單價等信息,數(shù)量不一致的,可以更改實收數(shù)量,然后核對準確無誤后,填寫表頭的經(jīng)手人、部門、審核人,最后點擊右下角的“單據(jù)審核”就可以自動入庫了!
在配送中心配送出庫后,會將門店收貨入庫單草稿傳遞給對應門店供門店收貨入庫處理。
進入門店收貨入庫單后,我們需要進行商品質量驗收登記,檢查有關證照,使門店能夠拿到合格的商品。同時,一旦右上角的單據(jù)設置中勾選了“門店強制收貨入庫質量驗收”, 收貨入庫流程變?yōu)椤伴T店收貨記錄”→“門店質量驗收記錄”→“門店收貨入庫”。完成了收貨記錄,質量驗收,才能完成門店收貨。
門店收貨入庫單過賬時,只會將合格部分商品和數(shù)量進行過賬影響門店業(yè)務;不合格部分商品或者數(shù)量,會自動生成總部配送退貨單草稿傳給總部,由總部進行退貨處理。
如果門店發(fā)現(xiàn)所有商品都不合格或者相全部拒收,則通過表頭按鈕將全部驗收數(shù)量處理為0,進行全部拒收。一旦全部拒收過賬,則會傳遞紅沖標記給配送中心,對原配送中心配送單進行紅沖處理。
我們通過門店收貨驗收入庫明細查詢,能夠查詢到收貨情況,也能夠查詢到質量驗收情況。
6、門店庫存的查詢
操作人員:配送中心及連鎖門店操作員
操作方法:點擊菜單上的:庫存管理 - 庫存商品狀況 - 庫存狀況,就可以看到自己門店的庫存狀況了!
7、門店零售的價格維護
操作人員:連鎖門店操作員
操作方法:點擊菜單上的:配送管理 - 門店物價管理,即可維護自己門店的價格。
8、門店的零售管理
操作人員:連鎖門店操作員
操作方法:點擊菜單上的:零售管理 - 零售開票,在左下角的商品名稱中輸入拼音首字母或名稱,按回車鍵即可。要修改的商品的賣價及數(shù)量,可以鼠標選中商品所在行,按回車鍵即可修改了!
9、遠程審方的設置及操作方法
操作人員:配送中心及連鎖門店操作員